비서의 업무는 상사의 효율적인 업무를 위해서 일정을 관리하며 상사에게 전달하는 정보를 빠르고 정확하게 제공하는 업무를 하고 있습니다. 경영자 또는 관리자가 업무에 빠르고 정확하게 처리할 수 있도록 비서가 보좌하는 역할을 합니다. 상사는 비서에게 모든 비밀사항을 맡길 수 있어야 할 것이며 비서는 그 기밀을 절대적으로 유지하여 상호 신뢰적인 관계를 유지해야 서로 믿고 일을 할 수 있게 되는 것 입니다. 기본적으로 비서는 임원이 맡기는 비밀 준수는 물론이며 임원이 본연 업무에 전념할 수 있도록 숙달된 기술로 권한 내에서 판단과 책임을 질 수 있어야 하는 중요한 직책이라고 할 수 있습니다. 아래 글에서 비서 업무와 하는일에 대해서 알아보겠습니다.
비서 업무 하는 일
올바른 직업관
비서 업무를 하기 위해서는 올바른 직업관을 세우는 것이 중요하며 비서라는 직업은 인생의 목적을 성취 시켜주는 수단임과 동시에 업무 직업 자체가 인생의 목적이므로 자긍심과 천직 의식이 필요합니다. 일하는 것이 곧 배우는 것임을 명심해야 합니다.
업무 노하우 습득
일에 대한 노하우를 습득하시는 것이 중요하며 특히 대인관계와 의사결정 방법이나 사람을 다루는 법 등을 배우기 위해서 지속적으로 노력이 필요합니다. 매너를 갖고 일해야 하며 기본적으로 출퇴근 시간을 준수하도록 하시고 항상 신뢰 받는 근무 자세를 취해야 합니다. 또한 늘 새로운 방법을 연구하고 능력 개발을 위해 힘써야 할것 이며 올바른 인사는 인간관계를 원활하게 하는 수단이라는 사실임을 명심 해야 합니다.
비서 업무
비서 업무는 상사가 능률적으로 활동하며 업무 성과를 최대로 올릴 수 있도록 상사의 시간과 일정 관리 업무를 합니다. 상사에게 필요한 정보를 신속하고 정확하게 수집하도록 하며 제공하는 일을 해야 합니다. 또한 업무의 시작의 전과 후 수시로 직속 상사의 주변 환경을 정리및 정돈해야 합니다. 전화나 문서로 직속 상사의 연락사항을 전달 하는 등의 업무를 합니다.
접수된 문서의 전달
다양한 전화를 수신하게 될 것이며 직속 상사에게 연결하도록 하고 부재 중이면 메모를 해두었다가 전달하도록 해야 합니다. 회의 소집 연락을 취하시고 회의 진행에 필요한 사항을 준비하시고 내방객을 접대하도록 하시고 부재 시에는 내방객에 대한 성명이나 용건을 기록하도록 하시고 업무에 필요한 자료를 수집하시고기록 하시고 이후에 상사분께 전달 하시는 업무를 합니다.
비서 되는 방법
관련 학과 정규 교육
비서가 되기 위해서는 전문대학과 대학의 비서 관련 학과에서 정규교육을 배우고 이후에 전문비서 업무를 할 수 있습니다. 비서가 되기 위해서 보통 전문대학 졸업 이상의 학력이 요구되는 경우가 많습니다. 대기업이나 외국계 회사에서는 대졸 이상의 학력이 요구 되는 경우가 많습니다.
전문지식과 관련 학과 공부 습득
관련 정규 교육 과정으로 비서 일반, 비서 실무 등의 교과목을 가르치는 비서학과, 비서행정과, 국제비서과 등이 있습니다. 아무래도 관련 학과에 진학하시게 된다면 정보 및 사무 관리에 대한 전문지식과 워드프로세서, 엑셀 등의 컴퓨터교육과 외국어 교육 등을 체계적으로 받을 수 있습니다. 컴퓨터 활용능력과 어학 실력을 갖추게 된다면 취업에 유리할 수 있습니다. 외국계 기업에 근무하기 위한 방법으로 관련 언어로 문서 작성과 회화를 할 수 있어야 할 것 입니다.
비서 업무 하는 일, 되는 방법 마무리
비서 업무는 상호 신뢰관계가 상당히 중요한데 상사는 비서에게 모든 비밀 사항을 맡길 수 있어야 합니다. 비서 역시도 해당 기밀을 외부에 노출하면 안될 것 입니다.
이런 식으로 비서와 상사는 상호 신뢰적인 관계를 유지해야 믿고 일을 맡기고 같이 업무를 할 수 있을 것 입니다. 비밀을 유지하고 임원이 본연 업무에 전념할 수 있도록 판단을 하고 책임을 져야 하는 중요한 직책 입니다.